Betere traceerbaarheid en boekhouding bij koffiecoöperatie Permata Gayo

Permata Gayo levert sinds vijf jaar koffiebonen onder het Fairtrade keurmerk. Hiervoor ontvangt de coöperatie een premie. Deze premiegelden worden besteed aan projecten die leiden tot teeltverbetering en daardoor een hoger inkomen voor de boeren die lid zijn. Voorbeelden van projecten zijn verbetering van bemesting en plantageonderhoud, maar ook een betere traceerbaarheid van de koffiebonen en administratie.
Indonesië is na Brazilië en Vietnam het derde land ter wereld in grootte van koffieproductie en –export. De hooglanden van Gayo zijn nog altijd een van de belangrijkste productiegebieden van premium Arabica koffie. Vrijwel iedereen verbouwt koffie. De plantages zijn allemaal kleinschalig – 1 tot 3 hectare per boer – en vrijwel alle werkzaamheden in het verwerkingsproces van rode koffiebessen tot groene koffiebonen gebeuren handmatig. “Koffie is onderdeel van ons leven, en daar hoort vooral smaak en geur bij. En dat blijft mensenwerk”, aldus medewerkers van de coöperatie.

Traceerbaarheid

Voor Permata Gayo en het certificatieproces is het van cruciaal belang om te weten welke koffiebessen (cherries) tot een exportpartij van groene koffiebonen gaan behoren. Het bestaande administratieve proces met formulieren dat al was opgezet, is verder verfijnd. Gosselink en Rutten adviseerden om een ‘uniek nummer’ te gebruiken en dat consequent door te voeren en te gebruiken op alle nodige formulieren. Verbeteringen zijn lastig aan te brengen, maar als de leden zien wat een verandering zoal teweeg brengt, dan worden ze enthousiast en gaan ze ermee aan de slag.
Gosselink en Rutten selecteerden een softwarepakket waar Permata Gayo de traceerbaarheid en administratie mee kan bijhouden. Inmiddels heeft Parmata Gayo deze software geïmplementeerd. Dit zal de beheersbaarheid van gegevens en de informatievoorziening bij de koffiecoöperatie sterk verbeteren.