Bewijzen van ontvangst e-mail

Baukje DijkstraWanneer er een discussie ontstaat, waarbij de e-mailgeadresseerde ontkent de e-mail te hebben ontvangen, zal in beginsel de verzender van de e-mail moeten aantonen dat de e-mail wel degelijk door de geadresseerde is ontvangen. Daarbij komt nog dat niet duidelijk is of er van ontvangst sprake is wanneer de e-mail in de junkfolder of de map met ongewenste e-mailberichten terechtkomt.
Wie verzendt, moet bewijzen; daar komt de verzendtheorie op neer. Dat is gebaseerd op het Burgerlijk Wetboek, waarin is opgenomen dat ‘een tot een bepaalde persoon gerichte verklaring moet, om haar werking te hebben, die persoon hebben bereikt’. Een verklaring heeft ook zijn werking wanneer het niet of niet tijdig bereiken het gevolg is van de eigen handeling van degene tot wie de brief is gericht, dan wel van de handeling van personen voor wie diegene aansprakelijk is, of van andere omstandigheden die zijn persoon betreffen en rechtvaardigen dat hij het nadeel draagt.
Een mogelijkheid met betrekking tot het verzenden van een e-mail, waarbij het erg belangrijk is dat deze spoedig wordt gelezen, is bij de e-mail een hoge urgentie aan te geven en daarbij een verzoek tot ontvangstbevestiging te doen. Wanneer de ontvanger voorts de ontvangstbevestiging aangeeft, kan de verzender bewijzen dat de e-mail wel degelijk door de e-mailgeadresseerde is ontvangen.
Via het verzenden per aangetekende post is te achterhalen of het stuk daadwerkelijk door de geadresseerde is ontvangen. Een mogelijkheid is ook om de stukken op verschillende manieren te verzenden: per post (aangetekend), per fax en per e-mail.