Debiteuren/crediteuren

Debiteurenbeheer is een vak apart. Wij hebben hier ook mee te maken, omdat we jaarlijks aan grote en kleine klanten heel wat goederen versturen. Als biologische akkerbouwer, met enkel een aantal uren bedrijfseconomie op de middelbare landbouwschool, had ik niet kunnen bedenken dat je dit er niet zomaar bij doet.
Gelukkig doe ik het niet alleen. Gezamenlijk maken we de rekeningen op en versturen deze grotendeels via de digitale snelweg naar onze afnemers. Internationale en meer uitgebreide facturen maken we in een (te uitgebreid) boekhoudpakket. En bestellingen via onze nieuwe webwinkel krijgen automatisch een factuur op het moment dat de klant op akkoord drukt.
We kiezen er bewust voor om de factuur achteraf te versturen vanuit onze webwinkel en mensen niet vooruit te laten betalen. We vinden dit klantvriendelijker. Als mensen in november bestellen, dan is het wel wat vroeg om te betalen terwijl ze in maart pas geleverd krijgen. Maar dat heeft ook een nadeel. Er zijn ook mensen die denken dat wij het niet erg vinden om langer dan de betalingstermijn op ons geld te wachten.
Om mensen hierop attent te maken wordt er dan eerst een leuke herinnering gestuurd. Deze moet kort en vriendelijk zijn en succes hebben. Als we dan een korte, vriendelijke mail sturen is het succes afhankelijk van de ontvanger. Als dat niet werkt, sturen we een aanmaning en wagen er vaak ook nog even een telefoontje aan.
Vaak volgt de betaling dan snel. Maar uiteindelijk blijven er debiteuren over die van alles toezeggen en beloven direct te betalen, maar het tegenovergestelde doen. De meest bijzondere excuses worden dan gebruikt.
We betalen ook ieder jaar abonnementsgeld aan een groot en gerenommeerd incassobureau. Om zo de meest notoire wanbetalers aan te pakken. Dat lijkt echter simpeler dan het lijkt. Het eerste wat zo’n incassobureau doet is de factuur flink verhogen met incassokosten, dan sturen ze dreigbrieven en doen boze telefoontjes. Als mensen dan nog niet willen betalen, moet je alsnog een flink voorschot betalen voor de eventuele proceskosten. Dit kost helaas veel negatieve energie, en je moet ervoor oppassen dat de goeden niet onder de kwaden gaan lijden.
Maar gelukkig is 99 procent van de debiteuren net zoals wij. Er raakt wel eens een rekening zoek of we zien wel eens een e-mailfactuur over het hoofd, maar we beseffen dat geleverde diensten of goederen gewoon betaald moeten worden.

Carel Bouma