Vergaderlocatie moet belevenis bieden

Kerkhoven noemt zich ervaringsdeskundige. Als managementassistente bij verschillende bedrijven boekte ze de locaties waar werd vergaderd of een ‘heisessie’ werd gehouden. Later werkte ze voor de internetsite bedrijfsuitje.nl, en daarna runde ze de vergaderlocatie Ruimte in Utrecht. Sinds drie jaar adviseert ze mensen die zelf een vergaderlocatie willen opzetten of verbeteren.
Volgens Kerkhoven hebben boeren en tuinders die een vergaderlocatie willen exploiteren eigenlijk goud in handen. ‘Veel agrariërs beseffen niet hoe bijzonder het is voor anderen om op zo’n bedrijf te zijn en te zien wat daar allemaal gebeurt. De landelijke uitstraling en de combinatie met een werkend bedrijf maken het aantrekkelijk voor bezoekers.’ Boeren en tuinders kunnen zich op dit vlak dus goed onderscheiden, stelt ze. ‘Maak van de heisessie een weisessie.’
Ondanks een economische crisis waarin vaak wordt bezuinigd op extra’s als bedrijfsuitjes, merkt Kerkhoven dat bedrijven die iets speciaals willen doen er best wat geld aan spenderen. ‘Maar ze boeken niet zomaar wat, het moet bijzonder zijn. Dan mag het ook wat meer kosten.’
Dat houdt wel in dat aanbieders van vergaderlocaties er zelf eerst ook tijd en geld in moeten steken om een vergaderlocatie aantrekkelijk en onderscheidend te maken. ‘Het gewone is al snel saai. In een kaal zaaltje doe je als gebruiker geen inspiratie op’, waarschuwt Kerkhoven. Tegelijk hoeft het volgens haar allemaal ook weer niet super-de-luxe te zijn om aantrekkelijk te zijn. ‘Het hoeft niet chic te zijn, als het maar goed verzorgd is en het liefst een authentieke uitstraling heeft.’
Mensen willen comfortabel vergaderen, maar vinden het ook leuk om tussendoor een brainstormsessie te houden op strobalen in het voerpad tussen de koeien, is Kerhovens ervaring. Een goede vergaderlocatie kan in principe op ieder bedrijf, of het nu een historische boerderij is of een ultramoderne uitstraling heeft. Veel hangt volgens haar af van de instelling van de aanbieders. ‘Wat je zelf leuk vindt, inspireert anderen. Realiseer je wel dat het veel werk is. Mensen vragen aandacht en het vergt naast goede voorzieningen dus ook een investering in tijd.’

afspraken

Bedrijven met vergaderlocatie kunnen volgens Kerkhoven veel winnen bij samenwerking met dienstverleners in de buurt. Door afspraken te maken met een plaatselijke cateraar voor een goed verzorgde maaltijd. Of een outdoorbedrijf die groepen mee naar buiten neemt. ‘Zo help je elkaar en creëer je keuzemogelijkheid. Ook geldt dat hoe meer je kunt bieden, hoe groter de marge wordt. Het telt immers allemaal op.’
Ten slotte vraagt ze aandacht voor de presentatie. De zoektocht naar een geschikte vergaderlocatie verloopt vrijwel altijd via internet. ‘Je verkoopt je product eigenlijk altijd online. Er uitspringen met een visuele en tekstuele presentatie is dus erg belangrijk.’ Het is dan zaak daar goed over na te denken. ‘Mijn advies is: laat duidelijk zien wat je biedt en blijf bij wie je bent.’